Что такое расходы на персонал
Если в вашем бизнесе работаете не только Вы, и эти люди не являются собственниками бизнеса, то это ваши сотрудники.
Если у вас есть сотрудники, значит Вы платите им заработную плату, отпускные, больничные, бонусы, платите за них налоги, создаете резервы на отпуска.
Все обязательства бизнеса, возникающие в связи наличием нанятых сотрудников – это расходы на персонал. Если некто работает на бизнес по договору ГПХ (гражданско-правового характера), то выплаты по такому договору – это тоже расходы на персонал.
Важно четко отделять расходы на персонал от услуг, оказываемых бизнесу. Если некто работает с Вами по договору оказания услуг, то выплаты, запланированное по такому договору – это не расходы на персонал, это расходы на услуги сторонних подрядчиков.
Главной особенностью расходов на персонал является необходимость расчета и выплаты налогов, связанных с такими расходами: Единого социального налога и Налога на доходы физических лиц.
При этом, как правило, в Бюджете доходов и расходов Единый социальный налог выделяют в отдельную статью расходов, а Налог на доходы физических лиц указывается в составе статей расходов на персонал в общей сумме расходов, и только в БДДС налог на доходы физических лиц указывается отдельно, так как выплаты по нему осуществляются отдельно.
Способы планирования расходов на персонал
Планирование расходов на персонал осуществляется в несколько последовательных этапов:
- Планирование численности персонала;
- Расчет окладов, премий, бонусов;
- Расчет сумм затрат на персонал;
- Расчет сумм налогов: ЕСН и НДФЛ;
- Расчет резерва под отпуска.
Планирование численности
Планирование численности персонала осуществляется в разрезе: подразделений, должностей, проектов, заказов, предприятий.
Если у бизнеса есть подготовленные нормативы трудозатрат на какие-либо процессы, то планирование численности будет заключаться в расчете суммы человеко-часов, требуемых для осуществления процесса с последующим делением этой суммы на 168 (среднее стандартное количество рабочих часов в месяц). Результат такого математического выражения и будет требуемой численностью.
Численность административного персонала, как правило, понятна на этапе планирования.
Также следует учесть планируемое привлечение персонала, и рассчитать все необходимые плановые расходы по вакансиям.
Качественный (по должностям и профессиям) и количественный состав численности является базой для расчета всех связанных с персоналом затрат.
Расчет окладов, премий, бонусов
На этом этапе необходимо определить величины заработных план на одну штатную единицу, а также суммы премий, бонусов и иных стимулирующих дополнений к основной заработной плате.
Если выплаты являются переменными и зависят от выполняемого объема работ, то необходимо заранее рассчитать такой объем и применить его, как базу для расчета затрат на персонал.
В большинстве случаев информация о причитающихся выплатах известна на начало планирования, так что расчет ее не составит труда. При этом сами алгоритмы расчета могут самыми разными и зависеть от вида бизнеса, методов расчета вознаграждения, условий трудового договора и т. д.
Расчет сумм затрат на персонал
На этом этапе производится расчет общих сумм затрат на оплату труда перемножением показателя численности в разрезе штатных единиц на сумму оплаты труда на одну единицу в разрезе периодов, подразделений и иных требуемых аналитик.
Итоговая сумма затрат на оплату труда должна быть отображена в Бюджете доходов и расходов по соответствующей статье «Расходы на оплату труда».
Расчет сумм налогов: ЕСН и НДФЛ
Если на бизнес работают наемные сотрудники, то бизнес обязан платить за своих сотрудников налоги:
- Единый социальный налог;
- Налог на доходы физических лиц.
Единый социальный налог рассчитывается от величины заработной платы и, как правило, в БДР отображается отдельной статьей «Социальные налоги», или «ЕСН». Можно, конечно, отразить плановые суммы ЕСН одной статей с расходами на оплаты труда, но в дальнейшем это затруднит сравнительный анализ с фактическими данными.
Кроме того, в экономике бизнеса Единый социальный налог является одним из Элементов затрат, по которым они планируются и анализируются, поэтому лучше всего эти затраты выделять в отдельную статью.
В правильно построенном бюджете расходов на персонал суммы единого социального налога рассчитываются автоматически перемножением запланированных сумм заработной платы на ставку налога.
При этом, если ЕСН делится на несколько частей, например: ПФР, ФФОМС, ФСС, то в бюджете расходов на персонал необходимо рассчитать суммы затрат по каждой из этих статей.
Налог на доходы физических лиц при планировании сумм затрат на оплату труда, как правило, уже заложен в них, поэтому для расчета НДФЛ необходимо из полученных сумм заработной платы и прочих выплат вычесть долю, приходящуюся на НДФЛ (13%) и указать ее отдельно.
При этом не следует суммировать полученное значение к общей сумме затрат на персонал, так как эта сумма уже содержит сумму налога на доходы физических лиц.
Важно помнить, что сумма НДФЛ не отражается в Бюджете доходов и расходов отдельно. НДФЛ отображается, как отдельная статья в Бюджете движения денежных средств, так как платится отдельно от общей суммы заработной платы.
Расчет резерва под отпуска
По каждой штатной единице запланированной в составе численности персонала необходимо запланировать резервов по отпускам.
Это необходимо делать, так как суммы резервов по отпускам являются частью расходов бизнеса: текущих, или операционных, - а значит включаются в состав себестоимости и финансового результата.
Для определения величины резерва на отпуска работников необходимо выполнить несколько шагов.
Шаг первый.
Определяем общее количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеют право все работники одной группы на эту отчетную дату.
Шаг второй.
Рассчитываем средний дневной заработок по каждой группе работников за отчетный период (месяц, квартал или год) по формуле:
Сумма заработной платы, начисленная сотрудникам за текущий период / Количество дней в текущем периоде / Количество сотрудников.
Шаг третий.
Рассчитываем сумму резерва по каждой группе работников по формуле:
Средний дневной заработок по каждой группе работников ставку взносов во внебюджетные фонды общее количество дней отпуска работников определенной группы.
Шаг четвертый.
Сложить по всем группам рассчитанную величину резерва на оплату отпусков.
Какую аналитику необходимо предусмотреть в бюджете
С точки зрения аналитики бюджет расходов на персонал – это, прежде всего, штатные единицы и подразделения.
Если Ваш бизнес не предполагает выплаты заработной платы, бонусов, премий и т.п., зависящих от каких-либо объемов (производства, работы, продаж), которые могут быть разными в разных месяцах, то аналитика периода, например месяцы, или кварталы в году, будет излишней.
Однако если Ваш бизнес предполагает выплаты заработной платы, бонусов, премий и т.п., зависящих от каких-либо объемов (производства, работы, продаж), которые могут быть разными в разных месяцах, то аналитика периода, например месяцы, или кварталы в году, будет весьма полезна, так как даст вам понимание финансового результата и денежных потоков по каждому месяцу.
В бюджете расходов на персонал Вы можете добавить любую другую аналитику, которая позволит вам более прозрачно представить данные и, как следствие, принимать правильные управленческие решения.
Как отражать в БДР
Как мы уже сказали, расходы на персонал отображаются в Бюджете доходов и расходов по соответствующим статьям.
Лучше всего, если Вы в своем БДР разделите расходы на персонал на:
- Заработную плату;
- Бонусы, премии и прочие дополнительные выплаты;
- Прочие выплаты;
- Единый социальный налог;
- Резервы под отпуска.
Каждая из этих статей, как правило, имеет свою природу формирования, и такое разделение позволит вам проводить сравнительный анализ, в том числе факторный анализ, по конкретным статьям расходов на персонал.
