Вместо предисловия
В предыдущих статьях мы говорили о том, что такое экономика бизнеса и бюджетирование, рассмотрели существующие методы учета затрат и калькуляции себестоимости, изучили особенности экономики разных типов бизнеса.
Сейчас пришло время рассмотреть бюджетирование, как бизнес-процесс компании, поговорить о его результатах, участниках, особенностях.
И начнем мы наш разговор с самых «старших» бюджетов, которые являются результатом проведения всей бюджетной кампании бизнеса.
Эти бюджеты будут, как индикаторы, на которые мы будет ориентироваться и ссылаться в следующих статьях и еще не раз к ним вернемся, когда будет говорить об остальных бюджетах, принятой бизнесом бюджетной модели.
Мастер-бюджеты – это бюджеты верхнего уровня, цель подготовки которых, заключается в том, чтобы в агрегированном виде дать руководству и собственникам бизнеса понимание того, каковы будут финансовые результаты планового периода (прибыль, EBITDA), какими будут потоки денежных средств, и каким будет состояние активов и обязательств бизнеса.
Мастер-бюджеты обычно содержат максимально агрегированную аналитику, при этом, правильно выстроенная бюджетная модель (например, подготовленная в MS Excel) дает возможность перейти от мастер-бюджета к функциональным бюджетам, которые являются источниками данных для мастер-бюджетов, и увидеть данные по статьям мастер-бюджетов, но с большей аналитичностью: подразделения, поставщики, покупатели, виды реализуемого (товары, услуги, работы, проекты).
Всего существует 4 мастер-бюджета:
- Бюджет доходов и расходов;
- Бюджет движения денежных средств, подготавливаемый прямым методом;
- Бюджет движения денежных средств, подготавливаемый косвенным методом;
- Прогнозный баланс.
Каждый из этих бюджетов собирается из данных определенных функциональных бюджетов, а также из других мастер-бюджетов, и являются неотъемлемой частью бюджетной модели бизнеса.
Формировать бюджеты, или вести учёт можно двумя способами, Кассовым методом и Методом начисления.
Кассовый метод – это подход к планированию и ведению учета, при котором доходы и расходы признаются в момент поступления денежных средств от покупателя, или выплаты денежных средств поставщикам, или подрядчику.
Преимущество данного метода заключается в сути самого метода. Доходы признаются именно тогда, когда деньги уже поступили на расчетный счет организации, или в кошелек предпринимателя.
Расходами при данном методе считаются фактические выбытия денежных средств с расчетного счета организации, или кошелька предпринимателя в пользу поставщиков, или подрядчиков.
Однако не всегда деньги за проданный товар, или оказанную услугу поступают сразу – зачастую мы осуществляем продажу сейчас, а деньги получаем потом, и это – нормально. Также мы не сразу расплачиваемся с нашими поставщиками и подрядчиками.
Условия контракта могут предусматривать отсрочку платежа: всего, или его части. Разве в это случае мы не можем признать выручку, или расходы? Конечно можем! И должны это делать. И будем полностью правы, так как помимо кассового метода планирования и учета существует еще и метод начисления.
Метод начисления – это подход, при котором доходы признаются таковыми в момент, когда товары были поставлены, услуги оказаны, работы выполнены и ваши клиенты, покупатели, или заказчики согласились с тем, что ваши обязательства, как поставщика, продавца, или покупателя выполнены в полном объеме, при этом оплата за проданное вашим покупателям поступит позднее.
Что касается расходов, то они признаются, как затраты в момент, когда подрядчик оказал вам услугу, или выполнил работу, и вы согласились, что полученное от контрагента полностью соответствует вашим ожиданиям, при этом оплаты в пользу контрагентов вы осуществите позднее.
Бюджет доходов и расходов
Что это такое
Есть одна замечательная фраза – «Бизнес существует, чтобы приносить прибыль». Еще одна, не менее замечательная фраза, гласит «Если есть доходы, значит есть расходы».
Бюджет доходов и расходов, или кратко БДР – один из четырех мастер-бюджетов, цель которого – дать, агрегированном виде, дать руководству и собственникам бизнеса понимание того, каковы будут финансовые результаты планового периода (прибыль, EBITDA).
БДР, пожалуй, является наиболее важным бюджетом, так как прибыль бизнеса – это разница между доходами, которые бизнес получает от реализации покупателям товаров, услуг, или работ, и расходами, которые несет бизнес. То есть правильно составленный Бюджет доходов и расходов дает собственникам и руководству бизнеса понимание того, насколько корректно, допустимо и применимо в текущих рыночных реалиях ценообразование, которое было использовано для определения цены на то, что бизнес реализует своим покупателям, или клиентам.
Бюджет доходов и расходов формируется методом начисления. В нем отражаются именно доходы и расходы, то есть право требования денежных средств от клиентов и право поставщиков и подрядчиков требовать денежных средств.
Наглядным примером применения метода начисления являются затраты на сырье и материалы. Приобретение сырья и материалов не означает понесения вашим бизнесом затрат на них. Это только покупка, которая влечет за собой выбытие денежных средств, и увеличение суммы по балансовой статье «Сырье и материалы».
Затратами сырья и материалы станут только в момент списания их в производство, и стоимость за единицу, по которой они были списаны в производство, может сильно отличаться от той, по которой они были закуплены, но об этом подробно написано в статье «Планирование сырья и материалов.
Наверное, у вас возникает вопрос, а как же упрощенная система налогообложения? Ведь в этой системе учет ведется именно по кассовому методу, и доходами и расходами признаются только фактические поступления и выбытия денежных средств.
Вы полностью правы. Для целей определения налогооблагаемой базы: Доходы (6%), или Доходы-Расходы (15%), - необходимо признавать доходами, или расходами именно поступления, или выбытия денежных средств соответственно – так гласит налоговый кодекс.
В то же время, в России, по счастью, не велик объем государственного регулирования процедур бюджетирования частного бизнеса, а это значит, что никто и ничто не помешает планировать бизнес так, как это нужно вам и строить Бюджет доходов и расходов так, чтобы повысить управляемость и информативность бизнеса.
Кстати говоря, сама логика некоторых статей расходов бизнеса, работающего на упрощенной системе налогообложения, говорит о том, что бюджет доходов и расходов, построенный методом начисления необходим бизнесу, для планирования и управления.
Ярким примером такой статьи является Амортизация основных средств. Согласно правилам ведения учета на УСН Доходы-Расходы (15%) затраты на приобретение основных средств признаются расходами в течение года приобретения ежеквартально. При этом не имеет значения, когда были приобретены основные средства: в первом квартале, или последнем, - затраты должны быть признаны именно в финансовом периоде покупки основных средств. Таким образом, даже в кассовом методе ведения налогового учета присутствует метод начисления.
Суть амортизации, как затрат, заключается в регулярном переносе стоимости капитальных вложений (читай первоначальной стоимости) на себестоимость производимой продукции, оказываемых услуг, выполняемых работ.
Представьте, что вы купили оборудование стоимостью 1 миллион рублей, и сделали вы это во втором квартале года. Получается, что вы должны признать для целей налогового учета во втором, третьем и четвёртом квартале сумму затрат по амортизации про 333 333 рубля. Будет полезно для вашего бизнеса включить всю сумму в затраты себестоимости производимой продукции, оказываемых услуг, выполняемых работ этого года? Наверное, нет.
Гораздо правильнее для целей бюджетирования и подготовки управленческих данных, а главное для целей определения цены на то, что вы реализуете свои клиентам, признавать амортизацию линейным методом с регулярными ежемесячными начислениями и со сроком амортизации, согласно ОКОФ – Общероссийского классификатора основных фондов.
Подробнее о том, как работать с амортизацией, как с категорией затратной части бюджетной модели, подробно описано в статье «Бюджет амортизации», а сейчас вернемся к рассмотрению БДР, как отдельного элемента бюджетной модели.
Структура Бюджета доходов и расходов
Само название этого мастер-бюджета говорит о его структуре: доходы и расходы, а также разница между ним – прибыль, или убыток, если что-то идет не «так».
То есть Бюджет доходов и расходов – это перечень статей доходов от реализации покупателям и клиентам товаров, или услуг, статей расходов, перечень статей расходов, которые были понесены в связи производством товаров, оказания услуг, выполнения работ и продажей, а также статей прибыли: маржинальной, прибыль до налогообложения, прибыль после налогообложения, EBITDA.
Статьи доходов могут быть детализированы по направлениям продаж, по видам реализуемого, по географическим, или операционным сегментам.
Важно, чтобы детализация статей доходов была достаточной для понимания того, что приносит бизнесу доход. Статья «Доходы» без нужной детализации ничего не скажет тому, кто изучает бюджет. Нужная же детализация позволяет сделать выводы, принять нужные решения.
Статьи расходов также должны быть детализированы по определённым аналитикам. Как правило статьи расходов детализируются по видам расходов (также это называется по характеру затрат): материалы, амортизация, ЕСИ, заработная плата, - либо по функции затрат: производственные, общехозяйственные, коммерческие, вспомогательные, управленческие, прочие.
Как собирать Бюджет доходов и расходов
Стандартно Бюджет доходов и расходов строится в следующей последовательности:
Доходы -> (-) Расходы -> (=) Финансовый результат
При этом, если бизнес состоит из ряда подразделений, то лучше всего выстраивать БДР по функции затрат.
Сначала укажите все доходы в нужной детализации, далее отразите в БДР производственные расходы, или расходы, которые можно прямо отнести на то, что вы реализуете свои клиентам.
Разница между этими доходами и этими расходами даст вам маржинальную, или валовую прибыль.
Далее добавьте в БДР вспомогательные, управленческие, общехозяйственные расходы, прочие расходы. Разница между маржинальной прибылью и этими расходами дает вам прибыль до налогообложения (до финансового результата) – это база для расчета налога на прибыль (с финансового результата).
Применение ставки налога на прибыль к прибыли до налогообложения дает нам величину налога на прибыль, либо налога на финансовый результат.
Разница между прибылью до налогообложения и налогом на прибыль дает чистую прибыль/чистый финансовый результат периода.
Все! Бюджет доходов и расходов собран.
В правильно выстроенной бюджетной модели Бюджет доходов и расходов не собирается вручную, а рассчитывается на основании данных функциональных бюджетов, о которых говорится в других статьях раздела.
Если вы работаете на упрощенной системе налогообложения, обязательно формируйте БДР. Этот бюджет будет очень полезен для собственников и руководства для понимания эффективности ценообразования и планируемого финансового результата.
Разница с общей системой налогообложения заключается в том, что вы рассчитаете не налог на прибыль, а налог с разницы между доходами и расходами со ставкой 15 %, хотя, в сущности, это тот же налог на прибыль.
Отразить плановую величину налога с разницы доходов и расходов необходимо именно в БДР, как если бы вы получали денежные средства и тратили их в одном и том же периоде. Важно понять финансовый результат деятельности, а момент выплаты и уплаченные суммы налога вы отразите в Бюджете движения денежных средств.
Бюджет движения денежных средств
Что это такое
Вторым в последовательности подготовки и рассмотрения мастер-бюджетом бюджетной модели бизнеса является Бюджет движения денежных средств, или БДДС.
Этот мастер-бюджет предназначен для планирования потоков денежных средств бизнеса в разрезе периодов, источников поступлений и направлений выбытия денежных средств.
В отличие от Бюджета доходов и расходов Бюджет движения денежных средств собирается не методом начисления, а кассовым методом. То есть в нем показаны плановые моменты поступлений и выбытий денежных средств, вне зависимости от того, когда бизнес планирует признавать выручку, или расходы.
Бюджет доходов и расходов собирается двумя методами: прямым и косвенным. О каждом из них мы поговорим отдельно. Сейчас речь пойдет о прямом методе формирования БДДС.
Если говорить о структуре бюджета, то БДДС состоит из трех разделов:
- Движения денежных средств от операционной деятельности;
- Движения денежных средств от инвестиционной деятельности;
- Движения денежных средств от финансовой деятельности.
Операционная деятельность – то, для чего существует бизнес, его основная деятельность. Это то, что приносит выручку, и то, что вынуждает нести расходы.
Инвестиционная деятельность – это активность бизнеса, связанная с капитализацией бизнеса. Приобретение основных средств – это инвестиционная деятельность, приобретение дочерней компании – это инвестиционная деятельность, строительство чего-либо капитального – это тоже инвестиционная деятельность. Поступления денежных средств от продажи основных средств – это инвестиционная деятельность. Любые движения денежных средств, в результате которых у бизнеса появляется, или выбывает капитализируемое – это инвестиционная деятельность. Поступление дивидендов – это инвестиционная деятельность.
Финансовая деятельность – это деятельность, связанная с кредитами и займами. Например, бизнес активно кредитуется – сумму выплачиваемых банку процентов за пользование кредитом вы отображаете в разделе Операционная деятельность, но сумма выплаты тела кредита, или иначе - основного долга должна быть отражена в разделе «Финансовая деятельность». Выплата дивидендов – это финансовая деятельность.
Каждый из разделов состоит из блока Поступлений денежных средств и блока Выбытий денежных средств. Каждый из блоков в свою очередь содержит статьи поступлений денежных средств и статьи выбытия денежных средств, а также показатель Чистый денежный поток периода по блоку, или по виду деятельности.
Также в БДДС должны быть еще три важных показателя: Остаток денежных средств на начало периода и Остаток денежных средств на конец периода, и, самое главное, Чистый денежный поток периода, как сумма чистых денежных потоков каждого из разделов.
Остаток денежных средств на начало периода – это сумма денежных средств, величину которой вы прогнозируете на начало, планового периода. О механизмах прогноза величин бюджета мы поговорим в одной из наших следующих статей.
Чистый денежный поток периода – это сумма значений Чистых денежных потоков каждого из разделов БДДС. Чистый денежный поток раздела (ОП, ИД, ФД) – это разница между значениями Поступлений и Выбытий денежных средств.
Остаток денежных средств на конец периода – это математически вычисляемая величина. Она рассчитывается, как сумма значения показателя Остаток денежных средств на начало периода и значения показателя Чистый денежный поток периода.
Структура Бюджета движения денежных средств (прямой метод)
Как мы только что выяснили, БДДС состоит из трех разделов, классифицирующих движения денежных средств бизнеса в зависимости от их природы, или типа деятельности: операционная, инвестиционная, финансовая.
Как правило, статьи БДДС, собранного прямым методом, в части операционной деятельности идентичны статьям БДР (поэтому он и называется прямым), поэтому при создании Бюджета доходов и расходов, как формы и состава статей у вас не должно возникнуть проблем с его аналитическим наполнением.
В БДДС, собранном прямым методом, поступления денежных средств от операционной деятельности – это выручка, которая была запланирована в Бюджете доходов и расходов текущего, или предыдущего периодов.
Выбытия денежных средств в таком БДДС – это расходы вашего бизнеса, признанные таковыми в Бюджете доходов и расходов того же периода, либо предыдущего.
Все достаточно прозрачно и понято. Главное, точно понимать плановый момент, или период: месяц, неделя, день, - когда деньги «начнут движение».
Для бизнеса реализующего товары повседневного спроса, или оказывающего такие же услуги, период признания выручки и ожидаемого поступления денежных средств будут практически идентичны.
Для бизнеса, выполняющего работы по долгосрочным заказам, периоды признания выручки и ожидаемого поступления денежных средств могут очень сильно разниться. Поэтому очень важно точно спрогнозировать моменты поступления денег.
Неточный прогноз поступления денежных средств может привести к кассовому разрыву –ситуации, при которой бизнесу, в определенный момент, может не хватить денежного потока/поступлений денежных средств для обеспечения выплат по обязательствам любого рода.
Именно поэтому крайне важно не полениться и составить Бюджет движения денежных средств прямым методом. Возможно, что уже на этапе планирования кассовый разрыв будет спрогнозирован и будут запланированы меры для его устранения, например получение кредита, либо ускорение процесса сбора денежных средств с ваших покупателей, либо уменьшение планируемых выплат в определённом периоде, если это, конечно же, возможно.
Если ваш бизнес работает на упрощённой системе налогообложения: Доходы (6%), либо Доходы-Расходы (15%), - то составление БДДС прямым методом, не только полезно, но и необходимо, так как он даст возможность рассчитать плановую сумму налога к уплате. При этом базой для расчета суммы налога будет величина чистого денежного потока нарастающим итогом за каждый месяц с планируемым выбытием денежных средств в месяце, следующем за кварталом начисления его.
Структура Бюджета движения денежных средств (косвенный метод).
Отличие прямого метода формирования БДДС от косвенного заключается в подходе к формированию раздела Операционная деятельность.
При формировании БДДС косвенным методом чистый денежный поток от операционной деятельности рассчитывается, как разница между финансовым результатом периода, сформированным в Бюджете доходов и расходов, и изменениями немонетарных статей Прогнозного баланса – четвертого мастер-бюджета, а котором пойдет речь дальше статье.
Иными словами, для того, чтобы прийти к чистому денежному потоку периода при подготовке БДДС косвенным методом, необходимо финансовый результат периода изменить на изменение немонетарных статей.
Изменение немонетарных статей, впрочем, как и любых других статей – это разница между значением статьи на начало планового периода и значением статьи на конец планового периода.
Немонетарные статьи Прогнозного баланса – это статьи, по которым не отражается движение денежных средств: дебиторская и кредиторская задолженность, основные средства, материалы и т. п.
Технология сбора БДДС косвенным методом достаточно проста, хотя конечно не без своих нюансов, но куда же без них.
Итак, вы рассчитали Бюджет доходов и расходов и в результате получили некий финансовый результат.
Этот финансовый результат был получен, так как вы ожидаете, что будете реализовывать продукцию, закупать что-либо у поставщиков, тратить материалы на производство, начислять заработную плату, начислять амортизацию.
Теперь необходимо к полученному финансовому результату добавить изменение по немонетарным статьям: прибавить уменьшение дебиторской задолженности и отнять увеличение, прибавить увеличение кредиторской задолженности и вычесть ее уменьшение, прибавить сумму уменьшения величины запасов и вычесть сумму их увеличения и т.д.
Все! Бюджет движения денежных средств, собранный косвенным методом готов!
Теперь вы получили ответ на вопрос, что повлияло на величину денежного потока и остатка денежных средств на конец периода. В этом и заключается главное предназначение БДДС, собранного косвенным методом.
Что касается Инвестиционной и Финансовой деятельности – эти разделы БДДС собираются и в БДДС косвенном, и в БДДС прямом аналогично – формированием потоков денежных средств с определенными признаками и аналитиками.
Прогнозный баланс
Сейчас мы поговорим об еще одном мастер-бюджете, не менее важном, чем все остальные. Речь пойдет о Прогнозном балансе.
Наверняка многие из вас слышали это слово, как минимум, когда речь шла о бухгалтерском учете. Компании, ведущие свою деятельность на общем режиме налогообложения, обязаны готовить Бухгалтерский баланс, или Форму 1.
Однако, и для процесса бюджетирования термин "Баланс" применим, особенно, если ваш бизнес является материалоемкий – то есть вы используете материалы и сырье для производства продукции, или же ваш бизнес является фондоемким – то есть вы используете для его ведения большое количество основных средств, либо их стоимость весьма существенна, или же момент реализации чего-либо вашим клиентам и заказчикам отличается от момента получения от них денежных средств.
Все перечисленные категории являются статьями баланса: Сырьем и материалами, Основными средствами, Дебиторской и кредиторской задолженностью и т. д.
К тому же, если вы планируете формировать Бюджет движения денежных средств косвенным методом, то формирование Прогнозного баланса – это необходимость, так как является частью технологии сбора косвенного БДДС.
Как и остальные мастер-бюджеты, Прогнозный баланс собирается из данных функциональных бюджетов, а также из БДДС, собранного прямым методом, и Бюджета доходов и расходов. Но обо всем по порядку.
Основная цель составления прогнозного баланса – дать собственникам бизнеса и руководству представление о запланированных движениях по балансовым статьям и уверенность в том, что экономика бизнеса сбалансирована и что планируемое состояние активов достаточно для обеспечение плановых обязательств компании, включая обеспечение достаточной величины капитала.
Как мы уже сказали, баланс – это, прежде всего, контроль достаточности активов в сравнении с капиталом и обязательствами.
Для того, чтобы быть уверенным в этой достаточности, необходимо построить балансовое управление, которое выглядит так:
Сумма Активов = Сумма Обязательства + Сумма Капитала.
Если в результате составления уравнения Сумма активов не равна Сумме обязательств и капитала, значит расчёт бюджетной модели сделан не верно, и необходимо проверить корректность расчетов и взаимосвязей бюджетов.
Прогнозный баланс собирается как из данных функциональных бюджетов, так и из данных мастер-бюджетов.
Бюджет движения денежных средств, собранный прямым методом, передает в Прогнозный баланс величину остатка денежных средств на конец планового периода.
Функциональные бюджеты служат источником данных для статей активов: Сырье и материалы, Основные средства, Дебиторская задолженность, – а также обязательств: Кредиторская задолженность, Задолженность перед персоналом. Сумма капитала – уставного капитала, либо вложений в бизнес, которые сделали собственники бизнеса, может быть внесена вручную, либо рассчитана/внесена в функциональный бюджет капитала.
Данные, передаваемые из Бюджета доходов и расходов, - значение финансового результата периода. Того самого финансового результата, который используется, для построения БДДС косвенным методом.
Передача финансового результата периода из Бюджета доходов и расходов в Прогнозный баланс называется Реформацией баланса.
Суть Реформации баланса заключается в том, что финансовый результат периода передается в Прогнозный баланс в раздел Капитал на статью Нераспределенная прибыль/Непокрытый убыток. Таким образом финализируется цикл планирования/учета и балансируются показатели бюджета.
Нераспределенная прибыль говорит нам о том, что планируемая работа бизнеса эффективна и приведет к увеличению капитала организации.
Непокрытый убыток, напротив, сигнализирует о том, что при бюджетировании заложены плановые проблемы, либо это нормально для конкретного бизнеса, но все же лучше проверить алгоритмы расчетов и подходы к планированию.
Так зачем же нужна реформация? Если по-простому, то реформация – это перенос стоимости капитала на финансовый результат и далее снова на капитал. Материалы, Основные средства, Деньги, которые будут потрачены на оплату работы подрядчиков, начисленная заработная плата – все это капитал бизнеса, выраженный в разных категориях. Капитал не может просто исчезнуть. Он меняет свою форму, а финансовый результат показывает, будет ли его прирост, или бизнес несет потери.
После Реформации баланса необходимо рассчитать балансовое уравнение и убедиться в том, что плановая величина активов бизнеса равна сумме обязательств и капитала. Если равенство не выполняется, то необходимо проверить еще раз все расчеты и алгоритмы – где-то была допущена ошибка.
