Организация процесса бюджетирования

Рано или поздно, каждый, или большинство бизнесменов приходят к тому, что свою деловую деятельность необходимо планировать.

Когда бизнес представляет собой идею, то его план – это то, как будут привлекаться инвестиции и как они будут осваиваться. Этот план называется инвестиционный план, или инвестиционный меморандум.

У кого-то может и не быть инвестиционного меморандума, но какие-то расчеты в любом случае будут сделаны, чтобы понять, а стоит ли вообще заниматься этим бизнесом, или же есть смысл сосредоточиться на чем-то другом.

Уже на этапе подготовки бизнеса и поиска инвестиций, либо принятия решения о них, не будет лишним рассчитать бюджетную модель, как минимум для того, чтобы определить величину чистого денежного потока, который будет создаваться бизнесом, что, в свою очередь поможет понять, сможет ли бизнес «отбить» вложенные в него деньги.

Фактически, создание первой бюджетной модели бизнеса – это проведение первой бюджетной компании.

Бюджетная компания – это процесс подготовки бюджетной модели на плановый период. Как правило плановый период – это год, либо иной период, планируемую деятельность в котором необходимо видеть собственникам и руководству бизнеса.

В зависимости от масштабов бизнеса бюджетная кампания может представлять собой, как простой процесс расчета нескольких бюджетов, так и многоэтапную процедуру, в которой участвуют несколько подразделений компании.

Даже если у вас сейчас совсем не большой бизнес, не поленитесь и запланируйте его деятельность на следующий плановый год, либо иной удобный и понятный вам период. Подумайте, каких целей вы хотите добиться в плановом периоде. Эти цели станут вашей выручкой и вашим чистый денежный поток.

Поставленные цели приведут к тому, какие ресурсы необходимы для их достижения, а это затраты на ведения бизнеса.

Понимание объема и стоимости требуемых ресурсов даст понимание достаточности собственных денежных средств, для их оплаты, либо потребности в привлечении сторонних средств.

Если ваш бизнес уже достаточно большой и зрелый, и имеет относительно большую организационную структуру, то проведение бюджетной кампании лучше всего регламентировать и прописать каждую процедуру процесса бюджетирования: кто предоставляем данные и кому, сущность этих данных, кто согласует направляемые и полученные данные, в какие сроки это делается, сроки подготовки и согласования функциональных и мастер-бюджетов.

Такой подход позволяет четко определить ответственных за подготовку и предоставление требуемой для расчетов информации, сроки, в которые она будет подготовлена и предоставлена, сроки подготовки расчета бюджетов. Иными словами, такой подход позволяет сделать процесс бюджетирования прозрачным, понятным и ожидаемым для всех его участников.

Как правило, процесс подготовки бюджетной модели бизнеса начинается с подготовки приказа о старте бюджетной кампании, содержание которого полностью должно опираться на регламент бюджетирования.

На следующем этапе подразделения направляют в экономическую службу компании информацию об объемах продаж и требуемых ресурсах, а также стоимостях и ценах, перечни контрагентов, с которым бизнес будет взаимодействовать в плановом периоде (если таковые известны).

Далее экономическая служба агрегирует всю полученную информацию и формирует бюджетные формы, а также рассчитывает необходимые индикативные показатели, полезные для оценки и анализа результатов планируемой деятельности.

Следующий этап – это проведение очного обсуждения результатов расчета, на котором каждое подразделение защищает свой бюджет.

По результатам проведения этой встречи принимается решение и согласовании бюджетов, и завершении бюджетной кампании, либо доработке бюджетной модели, если результаты планирования не строили руководство бизнеса и собственников.

Если принято положительное решение относительно результатов расчета бюджетной модели, то бюджет принимается в работу и доводится до сведения всех подразделений, либо участников процесса бюджетирования.

Все! На этом бюджетная кампания, т. е. процесс подготовки бюджета на следующий плановый период, завершен. Нам остается только следовать планам и анализировать их выполнение.