Вместо предисловия
В этой статье мы поговорим о том, как формировать бюджет расходов на услуги, какие статьи, аналитики и алгоритмы расчетов необходимо предусмотреть в нем.
У нас нет цели описывать подходы к планированию каких-либо определенных услуг. Мы хотим дать Вам понимание общего подхода к планированию. Все остальное - особенности конкретного бизнеса, которые, уверены, Вы сможете применить самостоятельно при подготовке бюджетной модели.
Что такое расходы на услуги
Расходы на услуги бизнеса – это то, что Вы тратите, или, в случае с бюджетированием, планируете тратить, оплачивая услуги подрядчиков.
Такие услуги могут самыми разнообразными: аренда помещений, где Вы ведете свой бизнес, или где располагается офис, уборка этого помещения, транспортные услуги, услуги связи, услуги курьеров, услуги питания… этот список можно продолжать довольно долго.
Кстати говоря, стоимость подбора персонала – это тоже расходы на услуги, а не расходы на персонал, и отражаться такие расходы должны по соответствующей статье расходов на услуги БДР, а не по статье расходов на персонал.
Если у Вас есть подрядчик, он делает для что-то, в результате чего у вас не возникает капитализированный актив – это расходы на услуги.
Справедливости ради стоит отметить, что капитализированный актив может возникнуть в результате оказания услуг, но об этом подробно написано в других статьях раздела.
Главной особенностью расходов на услуги является то, что Центрами финансовой ответственности по лимитам на такие услуги являются самые разные подразделения, а значит Подразделение является одной из ключевых аналитик Бюджета расходов на услуги.
Способы планирования величин затрат
Бюджет расходов на услуги подрядчиков является первичным, т. е. формируется «вручную» и не является получателем данных из других бюджетов.
Вполне возможно, что существуют бюджетные модели, в которых данный бюджет является производным от других бюджетов бюджетной модели. В этой статье мы рассмотрим классический случай формирования бюджета расходов на услуги, а именно, формирование такого бюджета вручную.
Самым очевидным и точным способом планирования является договор, заключенный, либо планируемый к заключению с подрядчиком. Такой договор содержит всю необходимую информацию: сроки оказания услуг, объем услуг, стоимость, дополнительные условия, - словом, все то, что должно быть внесено в бюджет.
Если нет договора, то наверняка есть понимание объема, который будет выполнен, и примерной стоимости единицы оказываемой услуги, а значит Вы уже сможете составить бюджет расходов на услуги.
Как видите, планирование затрат на услуги подрядчиков довольно просто и понятно. Важно точно понимать, каков требуемый объем услуг и их стоимость, а также требуемые аналитические разрезы.
Какую аналитику необходимо предусмотреть в бюджете
Как минимум, бюджет расходов на услуги должен быть построен в разрезе статей затрат, представляющих собой виды оказываемых услуг и агрегирующую статью «Расходы на услуги подрядчиков», которая будет дальнейшем отображена в Бюджете доходов и расходов.
Также полезно строить бюджет доходов на услуги в разрезе периодов, детализирующих основной период планирования: квартал, месяц, декада, неделя, день.
Кроме этого, в бюджете необходимо предусмотреть аналитики «Подрядчик», если одна и та же услуга может быть оказана разными подрядчиками, а также аналитику «ЦФО», для понимания ответственного за работу с подрядчиком.
Такой набор аналитик будет необходимым и достаточным для построения бюджета расходов на услуги подрядчиков.
Как отражать в БДР
Так как услуги, которые оказываются подрядчиками бизнесу, могут быть самыми разнообразными, то будет правильным предусмотреть для целей отражения в Бюджете доходов и расходов общую агрегирующую статью «Услуги подрядчиков». Эта статья должна быть детализирована на листинговые статьи расходов – виды услуг.
Не стоит закладывать в наименование статьи наименование подрядчика или ЦФО, так как это отдельные аналитики бюджета расходов на услуги. Если сделать такой «микс» в наименовании статьи затрат, то дальнейший анализ исполнения плана, в том числе факторный анализ, будет крайне затруднителен.
