Бюджет дебиторской задолженности

Что такое дебиторская задолженность?

Если Вы ведете свой бизнес, значит продаете что-то вашим покупателям. Такая продажа может сопровождаться одновременным получением денежных средств от покупателя, и это означает, что взаимные обязательства выполнены: покупатель получил товар, Вы получили деньги.

Однако передача товара покупателю не всегда предполагает одновременную передачу денежных средств продавцу.

Иногда денежные средства поступают позднее момента продажи, но при этом продавец признает в своем планировании, или учете выручку – то есть право требовать с покупателя денежные средства за то, что было продано.

Одновременно с признанием выручки возникает дебиторская задолженность – то есть долг покупателя.

Главное назначение бюджета дебиторской задолженности – дать собственникам бизнеса и руководству понимание того, какая величина дебиторской задолженности будет возникать в тот, или иной период планового года, или иного периода планирования, и самое важное – дать понимание того, с какой скоростью дебиторская задолженность будет «превращаться» в деньги.

Фактически бюджет дебиторской задолженности – это график поступления денежных средств от покупателей, или иных контрагентов, при взаимодействии с которыми возникает право требовать денежные средства.

Поэтому очень важно правильно и максимально близко к реалиям, в которых ведется свой бизнес, спланировать бюджет дебиторской задолженности – от этого будет зависеть финансовое положение и устойчивость Вашего бизнеса.

Дебиторская задолженность возникает не только в результате сделок, в которых бизнес выступает в качестве продавца, но и в ситуациях, когда бизнес выступаете в качестве покупателя.

Условиями сделки, либо договора может быть предусмотрена выплата продавцу аванса за товары, работы, или услуги. Сумма этого аванса также должна быть признана в качестве дебиторской задолженности – деньги уже переданы продавцу, но Вы еще не являетесь обладателем того, за что они были уплачены, а значит контрагент должен – то есть он является дебитором.

Суммы авансов также должны быть запланированы в бюджете дебиторской задолженности по соответствующим статьям.

Способы планирования дебиторской задолженности

Для целей формирования бюджета дебиторской задолженности необходимо использовать информацию о планируемых продажах, которая содержится в договорах, заключённых с контрагентами.

На момент планирования может и не быть заключенного договора, но будет понимание и уверенность, что такой договор будет заключен, и сделка, или сделки с контрагентом будут осуществляться. При этом, на момент формирования бюджета у Вас может быть непогашенная дебиторами задолженность, которую также необходимо предусмотреть в бюджете.

Итак, способы определения плановых сумм дебиторской задолженности в бюджете:

• По заключенным договорам, когда точно известны суммы сделок и условия оплаты, которые будут применимы в плановом периоде;
• По планируемым к заключению договорам – при этом условия сделок могут быть известны, а могут быть лишь предполагаемы с определенной долей вероятности;
• Суммы дебиторской задолженности, возникшие в текущем, либо прошлом периоде, погашения которых мы ожидаем в плановом периоде.
• Тоже самое касается сумм авансов, выданных, либо планируемых к выдаче Вами контрагентам-продавцам. Вы запланируете суммы авансов выданных:
• По заключенным договорам, когда точно известны суммы авансов, которые будут перечислены контрагент в плановом периоде;
• По планируемым к заключению договорам – при этом условия сделок вам могут быть известны, а могут быть лишь предполагаемы с определенной долей вероятности;
• Суммы авансов, возникшие в текущем, либо прошлом периоде, погашения которых мы ожидаем в плановом периоде.

Есть один момент, который следует учитывать при формировании бюджета дебиторской задолженности – это вероятность того, что сумма задолженности будет погашена контрагентом.

Существует понятие сомнительной дебиторской задолженности. Это задолженность, вероятность возврата которой, оценивается, как очень низкая. Такую задолженность лучше не включать в бюджет дебиторской задолженности. Причина проста – вероятность получения денежных средств в связи с погашением такой задолженности очень низка.

Если Вы включите сомнительный долг в бюджет, то и денежный поток построите с учетом этих денег, а значит будете планировать свою деятельность, предполагая, что эти денежные средства будут в вашем распоряжении. По факту это может оказаться не так, а значит в определенный момент вам может не хватить денежных средств для погашения ваших обязательств, реализации инвестиционных проектов, или для иных целей.

Сказанное выше совсем не означает, что сомнительные долги не должны быть отражены в бюджетной модели. Правильнее будет отразить их в отдельной форме там же, в бюджете дебиторской задолженности, а поступление денежных средств, если таковые случатся, отразить в исполнении Бюджета движения денежных средств по соответствующей статье «Погашение сомнительной дебиторской задолженности».

И еще один момент.

Суммы дебиторской задолженности, которые будут запланированы в связи с реализацией чего-либо в плановом периоде должны полностью соответствовать суммам выручки в бюджете продаж. Это одна из взаимосвязей бюджетной модели, которую можно настроить один раз, а далее, изменив данные бюджета продаж, быть уверенными, что данные бюджета дебиторской задолженности изменились зеркально.

Какую аналитику необходимо предусмотреть в бюджете

Ряд аналитик, которые для других бюджетов могут и не применяться, для бюджета дебиторской задолженности будут обязательными.

Период

Это наша традиционная аналитика, которую мы используем во всех бюджетах, обязательно должна быть включена в бюджет. Вам, на этапе планирования, важно понимать, в каком периоде возникнет задолженность и в каком она будет погашена.

Контрагент

Ведя свой бизнес, Вы продаете что-либо конкретным покупателям. Если покупатель известен на этапе планирования, то будет правильным указать его в бюджете – так будет проще отслеживать факт исполнения сделки с ним. Если на этапе планирования покупатель не известен, или же их несколько и нет нужды отслеживать каждого в отдельности, то можно запланировать ДЗ по ним какому-то обобщённому признаку, например «Прочие дебиторы».

Статьи

Для целей планирования и контроля дебиторской задолженности для одного и того же контрагента, либо группы контрагентов необходимо предусмотреть три статьи:

Возникновение дебиторской задолженности (продажи) и Погашение дебиторской задолженности, Авансы выданные.

Возникновение дебиторской задолженности (продажи) – это момент реализации чего-либо покупателям. Это плановое событие первично должно быть отражено в Бюджете продаж, а далее отражено в бюджете ДЗ, как сумма начисленной дебиторской задолженности.

Погашение дебиторской задолженности – это момент, когда вы получили денежных средства от покупателя, либо поставщик исполнил свои обязательства и, таким образом, погасил задолженность в виде полученного ранее аванса.

Также возможно предусмотреть в бюджете какие-то дополнительные аналитики: направление деятельности, регион присутствия, продукт, или услугу, - словом все то, что позволит быть уверенными, что дебиторская задолженность под контролем, а решения, принимаемые на основании данных бюджета дебиторской задолженности, правильны и полезны для бизнеса.