Любой бизнес, вне зависимости от его величины, направления деятельности, географии присутствия, налогового режима должен быть чётко структурирован с точки зрения подразделений, функций, которые они выполняют, потоков информации и документов, которыми они обмениваются.
Состав подразделений, их функционала, взаимодействие с другими подразделениями называется организационной структурой бизнеса.
С течением времени и развитием бизнеса организационная структура может претерпевать изменения: появляются новые подразделения, ликвидируются избыточные, меняется функционал и состав документов, которыми обмениваются подразделения. Однако, какие бы изменения не возникали в ходе ведения бизнеса, собственнику бизнеса и руководству компании всегда нужно четко понимать и представлять организационную структуру.
Каждое подразделение – это не только функции, сотрудники и документы. Каждое подразделение – это затраты, которые несет бизнес в связи с функционированием подразделения, это доходы, которые приносит подразделение, это прибыль, которую получает бизнес.
Давайте рассмотрим пример организационной структуры некого производственного бизнеса.
Генеральный директор стоит во главе компании, и в его подчинении находятся:
В подчинении директора по производству находятся:
В подчинении директора по сбыту находятся:
В подчинении директора по обеспечению находятся:
Директор по экономике и финансам – Финансово-экономическая дирекция
В подчинении директора по экономике и финансам находятся:
В подчинении директора по персоналу находятся:
В подчинении главного бухгалтера находятся:
Вы можете задать справедливый вопрос – разве каждый бизнес имеет такую "разветвленную" организационную структуру? Справедливо, не каждый. Однако, любой бизнес несет затраты, которые важно правильно классифицировать, чтобы управлять и принимать успешные для бизнеса решения.
Предположим, что Вы индивидуальный предприниматель, имеющий небольшую пекарню и магазин при ней.
Вы – это генеральный директор, ваша пекарня – это производственный цех, место, где хранится мука, масло и дрожжи – это склад сырья, магазин – это отдел продаж, сотрудники пекарни и магазина (если есть) – это Ваши расходы на персонал, полки магазина – это склад готовой продукции. Вы планируете свой бизнес, как директор по экономике и финансам, и можете отдать на аутсорсинг работу с персоналом и ведение бухгалтерского учета – это Ваши расходы управление персоналом и ведение бухгалтерского учета.
Не важно сколько у Вас заместителей ГД, отделов, департаментов. Важно какие затраты они несут, какие доходы зарабатывают, как распределяются затраты… А о том, как экономически взаимодействуют подразделения, или процессы вашего бизнеса, пойдет речь далее.
Как мы только что обсуждали, каждое подразделение, или процесс бизнеса – это неотъемлемая часть системы бюджетирования бизнеса, и, в зависимости от своих функций, подразделение может быть Местом возникновения затрат (МВЗ), либо Местом возникновения прибыли, либо Центром финансовой ответственности. Давайте подробнее остановимся на каждой из этих сущностей.
Место возникновения затрат, или кратко МВЗ – это подразделение, или процесс, функционирование которого ведет к возникновению у компании расходов. При этом состав этих расходов, или статей расходов может быть совершенно разный.
Производственный цех и служба по работе с персоналом – это места возникновения затрат, но состав статей этих мест возникновения затрат разный.
Затраты службы по работе с персоналом – это: заработная плата сотрудников службы, единый социальный налог, амортизация основных средств.
Перечень статей затрат производственного цеха гораздо шире – это и зарплата, и единый социальный налог, и амортизация основных средств, и услуги подрядчиков, и материалы.
Основная цель места возникновения затрат – локализовать затраты на одной аналитике для того, чтобы у собственника бизнеса и руководства было точно понимание эффективности таких затрат.
Например, сопоставление величины затрат службы по работе с персоналом с количеством нанятого в периоде персонала дает возможность понять, сколько затрат несет бизнес на одного принятого в компанию сотрудника, тем самым появляется возможность оценить эффективность работы службы, или процесса по подбору персонала.
Другой пример – склад сырья. Материалоемкому бизнесу критически важно оценивать затраты, связанные с хранением сырья и материалов, так как такие затраты являются частью себестоимости производимой продукции и прямо влияют на рентабельность бизнеса. Кроме этого, анализ величин затрат, связанных с хранением сырья и материалов, даст возможность понять, какова оборачиваемость запасов, какова скорость движения запасов, а значит даст возможность принять решения, которые помогут увеличить скорость вовлечения запасов в производство, снизить издержки хранения и сделать бизнес еще более эффективным.
Место возникновения прибыли, или МВП – это аналитическая сущность, позволяющая локализовать доходы компании по виду, месту, процессу и, в совокупности с величинами затрат, дает возможность понять, насколько рентабелен процесс, или подразделение. Подразделение, или процесс может и не быть рентабелен, если они не приносят дохода, но необходимы для нормального функционирования компании и тогда мы называем такое подразделение, или процесс местом возникновения затрат.
Говоря простым языком, если процесс, или подразделение компании приносит компании доход – то это место возникновения прибыли – т. е. разницы между Доходами и Расходами.
Как правило, для небольшого бизнеса, место возникновения прибыли – сам бизнес, и анализ МВП – это анализ деятельности компании. В тоже время, есть компании, для которых важно локализовать и выделить места возникновения прибыли для оценки внутригрупповых оборотов, и корректного расчета показателей отчетности на консолидированном уровне.
Еще одна очень важная сущность, которую следует использовать для бюджетирования и анализа результатов деятельности бизнеса – это центр финансовой ответственности, или ЦФО.
Давайте разберемся на примере. У компании есть два производственных цеха. Каждый из этих цехов в ходе своей деятельности несет затраты: на персонал, материалы, амортизацию и аренду оборудования, услуги и так далее.
В ходе бюджетной кампании, то есть подготовки бюджетов, каждое МВЗ планирует и защищает необходимые ему затраты, то есть то, что приведет к выбытию денежных средств у бизнеса. Затраты МВЗ хоть и необходимы для ведения бизнеса, но разнородны по своей сути. Думаю, никто не станет спорить, что заработная плата и сырье – это разные сущности, и отвечают за них разные подразделения компании. Так вот подразделения, ответственные за обеспечение бизнеса, производства чем-либо и есть центры финансовой ответственности.
Задача центра финансовой ответственности – согласовать лимит на затраты МВЗ по определенной статье и далее контролировать исполнение лимита и не превышение его.
Для понимания хороший пример – заработная плата. Все без исключения подразделения планируют затраты на оплату труда персонала, но лимит по этой статей затрат контролирует подразделение по работе с персоналом.
Другой пример – затраты на сырье и материалы. Затраты на сырье возникают в производственных подразделениях бизнеса, но держателем лимита на закупку, с учетом плановых остатков является подразделение осуществляющее снабжение бизнеса.
Вы можете спросить, а где же финансовая структура? Мы, вроде, говорим о ней… Все просто. Совокупность мест возникновения затрат, мест возникновения прибыли, центров финансовой ответственности, а также взаимосвязи между ними и есть финансовая структура бизнеса.
Сейчас необходимо рассмотреть еще две весьма важные сущности, без которых не возможны ни бюджетирование бизнеса, ни анализ результатов. Речь пойдет о статьях затрат и элементах затрат.
Что такое статья затрат? Это аналитическая сущность, позволяющая локализовать и анализировать расходы бизнеса по определенному направлению. Думаю, Вы согласитесь, что сумма затрат один миллион рублей сама по себе ничего не скажет ни собственнику, ни руководству. Та же сумма в один миллион рублей, разложенная на составные части: заработная плата, сырье и материалы, аренда, услуги, - более информативна, и позволит, даже на этом укрупненном уровне, анализировать эффективность бизнеса и принимать какие-то управленческие решения.
А что же такое элемент затрат? Это укрупненное представление статей затрат, необходимое для агрегации затрат по типам. Как правило, бизнесу присущи следующие статьи затрат: заработная плата, амортизация, единый социальный налог, материалы, услуги… список можно продолжить, но его продолжение зависит только от самого бизнеса и направления его деятельности.
Обычно для анализа результатов деятельности используются статьи затрат, но и анализ по элементам может быть интересен собственнику и руководству, так как – это агрегированный анализ, позволяющий, оперативно, на верхнем уровне понять состояние дел бизнеса в расходной части.
Статьи затрат и элементы затрат – это две сущности одного и того же – наполнения и дальнейшего анализа затратной части бизнеса.
Статьи затрат – это детализация элементов затрат, позволяющая с большей аналитичностью выделить затраты по подразделениям, направлениям и так далее. Например, элемент затрат «Заработная плата» может быть детализирована на статьи «Заработная плата основного производства», «Заработная плата вспомогательного производства», «Заработная плата управленческого персонала».
Элемент затрат «Сырье и материалы» может быть детализирован до отдельных номенклатурных позиций, которые и являются статьями затрат сырья и материалов. Теперь давайте попробуем визуализировать нашу финансовую модель и тогда, уверен, всем все станет понятно.
Итак, представим нашу финансовую модель в виде таблицы, в крайней левой графе которой (иногда эту часть называют «боковик») мы укажем места возникновения затрат и статьи затрат. Для простоты и понимания, мы укажем статьи на агрегированном уровне элемента затрат. В верхней части нашей таблицы мы укажем центры финансовой ответственности. Соответствия статей затрат (с принадлежностью Местам возникновения затрат) Центрам финансовой ответственности и есть финансовая модель бизнеса. Вернее, это ее часть …
Финансовая модель бизнеса также включает в себя правила взаимозависимостей мест возникновения затрат, которые определяют правила распределения затрат с МВЗ на МВЗ, правила калькуляции затрат, правила калькуляции себестоимости. Обо всем этом мы поговорим в наших следующих статьях, одна из которых будет полностью посвящена вопросам формирования затрат, сбора затрат, калькуляции и распределению величин затрат между местами возникновения затрат.
По большому счету не важен размер вашего бизнеса, организационно-правовая форма собственности, режим налогообложения. Если Вы хотите эффективно управлять свои бизнесом, данные, которыми Вы пользуетесь, должны быть в достаточной степени аналитичны, чтобы дать возможность планировать и управлять, но при этом те же данные не должны быть избыточны и слишком детальны. В противном случае Вы рискуете «закопаться» в мелочевке, и не сможете смотреть на бизнес стратегически.
Сам процесс бюджетирования, или бизнес-планирования, или операционного планирования, будет не полон, если в результате у собственника, или руководства бизнеса не будет на руках визуализации результатов планирования. Иными словами, в ходе планирования должны быть подготовлены бюджеты разных направленностей и форм с информацией, которая позволит собственнику и руководству бизнеса принимать правильные решения для эффективного управления бизнесом.
Все бюджеты, подготавливаемые в ходе процедур планирования, или бюджетной кампании можно разделить на 2 группы:
Так называют бюджеты верхнего уровня: Бюджет доходов и расходов, Бюджет движения денежных средств, Прогнозный баланс.
Такие бюджеты содержат агрегированную информацию о планируемых финансовых результатах (доходы, расходы, прибыль), планируемых денежных потоках, планируемом движении и состоянии активов и обязательств.
Это бюджеты второго уровня, или бюджеты первой линии. Именно они подготавливаются в первую очередь и содержат плановую информацию о работе подразделений, или по направлениям бизнеса, или по каким-либо фундаментальным показателям, таким как маржинальность бизнеса. Эти бюджеты, в большинстве своем являются источником данных для мастер-бюджетов.
По существу, функциональные бюджеты соответствуют какой-либо одной или нескольким статьям мастер-бюджетов и являются их расшифровкой.
В наших следующих статьях мы подробно рассмотрим как мастер-бюджеты, так и функциональные бюджеты, поговорим об аналитиках, присущих бюджетам, об алгоритмах расчетов, которые должны быть предусмотрены в каждом бюджете, о взаимосвязи бюджетов.
Следует отметить, что ни один бюджет, подготавливаемый бизнесом, не является автономным. Все бюджеты взаимосвязаны, и одновременно являются и получателями данных из других бюджетов, и источниками данных для других бюджетов. Состав бюджетов и их взаимосвязи и есть Бюджетная модель бизнеса.
Количество взаимосвязей бюджетов определяется подходами к планированию конкретного бизнеса, логикой и последовательностью расчета показателей бюджета. Масштабы бюджетной модели зависят масштабов бизнеса, его операций, направления и особенностей ведения бизнеса.
Как правило бюджетная модель бизнеса создается в виде блок-схемы, в которой бюджеты указываются в виде блоков с основными аналитиками, и "прорисовываются" связи между ними. Даже для небольшого бизнеса подготовка бюджетной модели не будет лишней, так как схематичное представление процесса и объектов планирования является наглядным и может быть более информативным, чем таблицы с цифрами.
В этой статье мы рассмотрели основные фундаментальные сущности, которые присущи любой бюджетной модели любого бизнеса.
Бюджетная модель, бюджетная структура и финансовая структура, статьи затрат, элементы затрат применимы абсолютно для любого бизнеса, каковым бы он ни был. При этом состав и наполнение модели и структур может быть абсолютно разным даже для компаний, работающих в одной и той же отрасли.
Надеемся, что Вы нашли эту статью полезной для себя и после ее прочтения сможете определить Бюджетную структуру и финансовую структуру своего бизнеса, что позволит в дальнейшем правильно провести бюджетную компанию.