Что такое расходы сырье и материалы
У любого бизнеса, вне зависимости от его природы, характера, видов деятельности, есть необходимость в потреблении сырья и материалов.
Для производственной компании такие расходы являются одной из важных и особо рассматриваемых статей, так как расходы на сырье и материалы являются весомой частью себестоимости производимой продукции.
Для торговой компании эта статья расходов может быть не такой существенной, как для производственной, но и для нее планирование и учет таких расходов нужен и важен.
Главное отличие сырья и материалов, например, от основных средств заключатся в изменении их первоначальных свойств после вовлечение в процесс производства.
Сырье, после того как будет использовано в производстве, уже не будет прежним – оно превратится в произведенную продукцию.
Материалы, хоть и будут похожи на то, какими они были изначально, в любом случае, изменят свои свойства и не будут прежними.
Например, кирпич, использованный при строительстве дома, хоть и остался кирпичом, находясь в стене, но это не тот новый материал, который был куплен у производителя, или поставщика.
Способы планирования необходимых закупок ТМЦ
Если смотреть по-крупному, то жизненный цикл сырья и материалов в компании выглядит следующим образом:
- Оценка достаточности входящего остатка;
- Приобретение недостающего количества;
- Вовлечение в бизнес необходимого количества;
- Анализ и оценка достаточности исходящего остатка.
Существует общее правило определяющее движение сырья и материалов:
Остаток на конец периода = Остаток на начало периода – Выбытие в периоде + Поступление в периоде
Предположим:
Остаток на начало периода – 1000 единиц.
Поступление в периоде – 2000 единиц.
Выбытие в периоде – 2100 единиц.
Расчетный остаток на конец периода составит 900 единиц (1000 + 2000 – 2100).
При планировании величин закупки запасов необходимо следовать данному общему правилу. Это даст возможность всегда иметь необходимый и достаточный запас сырья и материалов, а также избежать лишних затрат, или даже убытков.
Закупка излишнего объема сырья и материалов фактически приводит к заморозке денежных средств (они же оборотный капитал), которые были потрачены на их приобретение.
При этом большинство запасов не являются высоколиквидными, а это означает, что Вы не сможете быстро продать их и возместить свои затраты.
Запасы, которые долгое время не будут вовлечены в бизнес, и вовсе могут потерять свои полезные свойства. В этом случае вам придется продать их с большим дисконтом, или вовсе списать и уничтожить, что будет прямыми убытками, которых, если вдуматься, можно было избежать.
Оценка достаточности входящего остатка
После того, расчета плановых объемы, производства, продажи и т. д., и применения к этим величинам определенных нормативы расхода сырья и материалов, или иные величины потребности в использовании сырья и материалов, будет получена величина потребности к списанию сырья и материалов.
Однако очевидно, что это не всегда тот объем, который необходимо вовлечь в бизнес – это объем, который необходимо списать.
Давайте разберем небольшой пример.
Допустим, что прогноз остатка условного сырья на начало планового периода составляет 100 единиц. Произведенные расчеты показывают, что для поддержания требуемого уровня производства вам потребуется 210 единиц.
Это означает, что необходимо закупить всего 110 единиц сырья, а не 210, так как 100 единиц на момент вовлечения в производство 100 единиц будут в наличии: 210 единиц потребности = 100 единиц остатка + 110 единиц закупки.
Таким образом была проведена оценка достаточности остатка, результат которой показал, что что остаток сырья недостаточен и нам потребуется приобретение дополнительного объема сырья.
Приобретение недостающего количество сырья
Основным моментом, который следует учитывать при планировании приобретения сырья – это время его приобретения. Очевидно, что к моменту планового списания сырья требуемое количество уже должно быть на складе и готово к передаче в производство. Это означает, что необходимо определиться у кого, будете приобретать сырье, по каким ценам, какой будет логистика доставки сырья до склада, или места ведения производства.
Все перечисленные плановые операции должны быть отражены в соответствующих бюджетах, например в Бюджете движения денежных средств по соответствующей статье «Приобретение сырья и материалов».
Вовлечение в бизнес необходимого сырья
Этот процесс и есть списание сырья и материалов, или выбытие в производство. Контроль величин списания – это нормирование, или иное определение требуемого количества на единицу производимой продукции.
Мы не будет долго останавливаться на этом процессе, так как он подробно разобран в одной из наших предыдущих статей.
Скажем лишь одно, объем того, что планируется вовлечь в бизнес в ходе исполнения планов, должен быть обоснован.
Не стоит планировать на допущениях, или предположениях – это приведет к возникновению убытка, либо от того, что деньги заморожены в излишне закупленных запасах, либо может не хватить сырья на производство необходимого количества продукции, а значит не будет возможности продать столько, сколько планировали, что также может стать убытком.
Анализ и оценка исходящего остатка
Контроль величины остатка сырья и материалов является не менее важным, чем контроль достаточности величины их закупки.
Если ваш бизнес является материалоемким, то есть всякий смысл определить величину остатка, который должен постоянно находиться на складе, иначе говоря, неснижаемого остатка.
Такой подход, с одной стороны, позволит еще более точно планировать количество сырья и материалов, которые необходимо приобрести, так как неснижаемый остаток будет дополнительным индикатором правильности определения плановой величины закупаемого сырья.
С другой стороны, даст уверенность в том, что всегда будет резерв требуемого сырья, а значит не возникнет его дефицита.
Если Вы решите применить для своего бизнеса поход с неснижаемым остатком, расчет величины сырья и материалов к закупу будет осуществляться с учетом неснижаемого остатка:
Плановый объем закупаемых сырья и материалов = Объем планового выбытия в периоде – Остаток на начало планового периода + Неснижаемый остаток на конец планового периода.
Допустим, Остаток на начало планового периода составляет 1500 единиц, Объем планового выбытия в периоде составляет 4500 единиц, Неснижаемый остаток составляет 3500 единиц.
Плановый объем закупаемых сырья и материалов составляет 6500 единиц (4500 единиц – 1500 единиц + 3500 единиц).
Величина неснижаемого остатка может быть определена разными способами: как среднемесячная сумма списания за прошлый период, или за текущий плановый период, либо, как среднемесячная величина остатков на конец каждого месяца прошлого года, либо иным методом, который позволит быть уверенными, что ее сумма необходима и достаточна.
Важно при определении величины неснижаемого остатка на конец периода понимать, зачем необходимо использовать данный показатель, какие риски необходимо нивелировать, от чего себя «застраховать».
Создавать резерв сырья и материалов только потому, что «наверное так надо», не стоит. В противном случае возникает риск заморозить в запасах деньги, которые могут быть потрачены более полезно.
Какую аналитику необходимо предусмотреть в бюджете
Традиционно для всех без исключения бюджетов мы предусматриваем аналитику «Период» - месяц, при годовом планировании.
Для бюджета закупок эта аналитика особенно важна, так как при его формировании будут рассматривать сразу две операции: поступление и выбытие, – следовательно значит нужно понимать в каком периоде будут возникать выбытия сырья материалов, и будут ли объемы поступления своевременны и достаточны.
Второй обязательной аналитикой является «Наименование», или «Номенклатура сырья, или материалов». При этом не «скупитесь» на детализацию Номенклатур – чем детальнее будут обозначено требуемое, тем точнее и понятнее будет результат планирования, а значит возможность принятия правильных для бизнеса решений.
Кроме двух указанных выше аналитик можно предусмотреть и другие, которые посчитаете необходимыми: подразделения, поставщики, проекты и т. п. Словом все то, что необходимо для анализа бизнеса и принятия правильных и взвешенных решений.
