Бюджет амортизации

Что такое расходы на амортизацию

Если для ведения бизнеса Вы используете основные средства, то возникает необходимость начисления расходов на амортизацию.

Основное средство – это то, чем Вы работаете, ведя свой бизнес.

Транспортные средства, станки, оборудование для производства, или оказания услуг – все это основные средства.

Порой основные средства можно спутать с материалами. Главное отличие основных средств от сырья и материалов заключается в том, что основные средства не изменяют своих свойств в связи с вовлечением их в процесс ведения бизнеса.

Сырье становится готовой продукцией, материалы становятся частью сооружения, которое Вы строите для заказчика. Основные средства лишь изнашиваются, визуально оставаясь такими же какими они были в момент приобретения. Вот для отражения стоимости этого износа и необходима амортизация.

В сути своей начисление расходов на амортизацию – это превращение инвестиционных затрат, которые были понесены, чтобы приобрести, либо создать основное средство, в расходы периода, которые включаются в себестоимости того, что Вы продаете своим клиентам, или заказчикам. Таким образом, обеспечивается окупаемость основных средств.

А сейчас давайте поговорим двух важных понятиях, без которых невозможно представить амортизационные расходы. Речь пойдет о первоначальной и остаточной стоимости основных средств.

Собственно амортизационные отчисления – это разница между первоначальной и остаточной стоимостью основных средств, или, говоря точнее, остаточная стоимость – это разница между первоначальной стоимостью основных средств и суммой накопленной амортизации.

Теперь давайте поймем, что такое первоначальная стоимость основных средств.

Итак, Вы принимаете решение о покупке основного средства. В первоначальную стоимость основного средства должна быть включена непосредственно сумма, которая была уплачена поставщику основного средства и суммы денежных средств, которые были потрачены, чтобы довести основное средство до состояния, пригодного для использования. К последним можно отнести суммы транспортных расходов, суммы, которые будут потрачены на наладку и настройку оборудования, иные суммы расходов, которые целесообразно включить в первоначальную стоимость основного средства.

Кстати говоря, важным является момент начала эксплуатации основных средств – начисление амортизации необходимо начинать именно с этого момента. Тоже касается и планирования. Если вы планируете покупку основных средств в плановом периоде, то плановые суммы амортизации должны появиться в бюджете амортизации именно с момента начала эксплуатации.

Еще один важный момент, о котором следует сказать. Если бизнес использует основные средства, то вам следует вести реестр основных средств.

Этот документ содержит информацию о каждом основном средстве: инвентарный номер, дата постановки на учет, первоначальная стоимость, накопленная амортизация, остаточная стоимость, иные аналитики и данные, которые необходимы именно вам.

Ведение такого реестра поможет при формировании бюджетной модели в части бюджета амортизационных затрат, так как Вы сможете точно определить планируемый состав основных средств, которые будут использоваться в работе в плановом периоде.

Если планируется приобретение основных средств в плановом периоде, то следует внести такие позиции в реестр основных средств для целей расчета плановой амортизации.

Расходы на амортизацию на УСН/ОСН

Упрощенная система налогообложения

Несмотря на то, что упрощенная система налогообложения предполагает кассовый метод учета доходов и затрат, амортизация имеет место быть и здесь. Работая на «упрощенке», бизнес также использует основные средства, затраты на которые были понесены, и также имеет право переносить стоимость этих основных средств на себестоимость продукции, товаров, работ, или услуг, которые реализуются заказчикам. При этом переносить для целей бюджетирования, ценообразования и управленческого учета так, как посчитает нужным.

Итак, Вы ведете свой бизнес на упрощенной системе налогообложения. Если объект налогообложения «Доходы-Расходы», то для целей налоговой отчетности сумма приобретения основных средств спишется в расходы до конца налогового периода, в котором были приобретены основные средства равными суммами в каждом квартале.

Например, во втором квартале было приобретено оборудование стоимостью 150 000 рублей. Эту сумму для целей налогового учета необходимо списывать на расходы периода равными частями каждый квартал – по 50 000 рублей (2-й, 3-й и 4-й квартал).

При этом, никакая налоговая инспекция не может указать Вам, как вести управленческий учет. Поэтому для целей бюджетирования и управленческого учета будет правильным предусмотреть расходы на амортизацию на весь срок полезного использования приобретенного основного средства (его можно посмотреть в ОКОФ – Общероссийском классификаторе основных средств), либо можете установить и предусмотреть в бюджетной модели срок полезного использования для конкретных основных средств, либо групп основных средств.

Возвращаясь к нашему примеру, согласно ОКОФ, срок полезного использования основного средства 2 года, или 24 месяца. Сумма ежемесячной амортизации составит 6 250 рублей (150 000 рублей / 24). Именно эту сумму плановых затрат на амортизацию Вы предусмотрите в составе ежемесячных расходов. Таким образом, стоимость планируемых к приобретению основных средств будет равномерно запланирована в бюджете на каждый месяц, что позволит запланировать и получать стабильный и равномерный финансовый результат.

Если Вы ведете свой бизнес на упрощенной системе налогообложения, и объектом налогообложения являются Доходы, то никто и никто не сможет помещать Вам для целей бюджетирования предусмотреть сумму амортизации в каждом из плановых периодов, что позволит вам провести процедуры ценообразования понимать плановый финансовый результат.

Общая система налогообложения

В случае с общей системой налогообложения ситуация несколько проще, чем на УСН. Если Вы используете основные средства в работе, то, разумеется, обязаны, начислять амортизацию именно методом начисления.

То есть определяете по ОКОФ срок полезного использования основного средства в месяцах. Планируемую первоначальную стоимость основного средства делите на срок полезного использования, и получаете сумму ежемесячных затрат, которая будет отнесена на расходы конкретного периода.

Один важный момент, о котором следует упомянуть. На общей системе налогообложения начисление амортизации начинается с месяца следующего за месяцем постановки основного средства на учет – это требование законодательства. При этом в бюджетировании и управленческом учете можно начинать начисление амортизации с месяца начала работы основного средства. Это будет абсолютно логичным, так как выгоды от использования основного средства будут возникать с момента его работы, а не со следующего месяца.

Способы планирования затрат на амортизацию

Итак, у Вас есть, или будут основные средства, которые будут использоваться для ведения своего бизнеса.

Существует несколько подходов, или по-другому, методов для определения ежемесячной величины затрат на амортизацию:

• Линейный;
• Нелинейный;
• По наработке оборудования;
• По количеству изделий.

Возможно, что для своего бизнеса Вы примените какой-либо иной способ определения величины затрат, отличных от тех, которые мы только что назвали. Главное, чтобы этот метод позволял справедливо переносить суммы начисленной амортизации на себестоимость того, что Вы продаете свои покупателям.

Линейный способ определения затрат на амортизацию предполагает, что стоимость основного средства относится на затраты периода равномерно равными частями. В примере, который мы разбирали выше так и есть. Купленное за 150 000 рублей основное средство будет амортизироваться в течение 24 месяцев с ежемесячным отнесением на затраты 6 250 рублей.

Нелинейный метод определения затрат на амортизацию предполагает, что стоимость основного средства, списывается на расходы месяца в течение срока полезного использования не равными частями, как при линейном методе, а суммами, каждая последующая из которых меньше предыдущей.

При этом базой для расчета суммы амортизационных отчислений является остаточная стоимость основного средства – разница между первоначальной стоимостью и начисленной амортизацией.

Итак, снова посмотрим на наше основное средство стоимость 150 000 рублей. Мы знаем, что срок полезного использования равен 24 месяцам. Для того, чтобы определить норму списания стоимости основного средства необходимо 2 разделить на 24. В нашем примере норма списания составит 8,33%.

Амортизация первого месяца составит 12 500 рублей (150 000 * 8,33%). Амортизация второго месяца составит 11 458,33 рубля ((150 000 – (150 000 – 12 500)) *  8,33%) и так далее.

Важно, что расчета суммы амортизации каждого последующего месяца необходимо использовать, как базу, не первоначальную стоимость основного средства, а остаточную – то есть разницу между стоимостью основного средства на начало предыдущего планового периода и суммой амортизации того же периода.

Интересный факт, если продолжить этот расчет, то наше основное средство будет списано только на 171 месяце, т. е. на 15 году эксплуатации, при том, что, согласно ОКОФ, срок полезного использования составляет 24 месяца.

Чтобы бизнес не допускал подобных расчетов, законодательно установлено, что нелинейный метод начисления амортизации используется только для целей налогового учета, только для организаций, работающих на общей системе налогообложения и самое главное – до тех пор, пока остаточная стоимость основного средства не достигнет величины 20% от первоначальной стоимости.

После этого организация обязана перейти на линейный способ начисления амортизации и амортизировать основное средство по нему.

В нашем примере 20% будут достигнуты на 18-м месяце планируемой эксплуатации основного средства, и остаточная стоимость основного средства составит 31 325,44 рубля.

Теперь стоимость ежемесячных амортизационных до конца срока полезного использования составит 4 475,06 рублей (31 325,44 рубля. / (24 месяца – 18 месяцев)).

Если вы работаете на общей системе налогообложения, то такой подход в бюджетировании позволит достичь соответствия данных бюджетирования, управленческого учета и налогового учета. Возможно, это будет полезно.

Метод начисления амортизации по наработке оборудования применим, и даже наиболее логично применим, если ваше оборудование не работает в непрерывном цикле.

Пример такого основного средства – бурильное оборудование. Выгоды от использования оборудования возникают у вас только когда оно работает, то есть бурит скважины, технологические отверстия и прочее. При этом наработкой такого оборудования будут метры проходки, которые прошел буровой инструмент.

Для использования метода начисления «по наработке» необходимо знать предельную величину возможной наработки и первоначальную стоимость основного средства. Деление значения первоначальной стоимости на значение предельной наработки даем нам величину амортизации на единицу наработки оборудования.

Для того, чтобы правильно рассчитать плановые величины амортизации по наработке оборудования, необходимо в бюджетной модели предусмотреть форму с производственной программой, где будет указано, какая наработка планируется по конкретному оборудованию из реестра основных средств.

Если вы знаете, что что оборудование будет работать в определенном режиме постоянно, то можно предусмотреть в параметрах бюджетной модели величину наработки и применять ее для всего оборудования и для каждого месяца.

Метод начисления амортизации по количеству изделий сходен с методом начисления по наработке, с той лишь разницей, что при этом методе драйвером для расчета величины амортизации является объем произведённой продукции, или конечных изделий.

Объем производимой продукции вы предусмотрите производственной программой бюджетной модели, что позволит сформировать плановый финансовый результат при разных сценариях и выбрать оптимальный, отвечающий вашим долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным целям.

Например, Вы планируете производство 40 изделий в первый месяц и далее в планах увеличение объема производимой продукции на 10 единиц ежемесячно до конца месяца. в 12 месяце (если горизонт планирования – год) плановая величина производимой продукции составит 150 единиц.

Стоимость основного средства составляет 150 000 рублей. Вы планируете произвести за весь срок эксплуатации данного основного средства 2 500 изделий. Таким образом амортизация на одно основное средство составит 60 рублей. Если допустить, что это оборудование начнет работать с начала планового периода, то к на конец планового периода сумма накопленной амортизации составит 68 000 рублей, а остаточная стоимость составит 81 600 рублей (150 000 – 68 400).

При этом сумма амортизации каждый месяц будет разной, зависящей от количества производимых изделий.

Какую аналитику необходимо предусмотреть в бюджете

Традиционно, как и в любом другом бюджете необходимо предусмотреть аналитику «Период». Для амортизации это особенно важно, так как амортизационные отчисления планируются и в дальнейшем учитываются на ежемесячной основе и оказывают самое непосредственное влияние на финансовый результат периода.

Если перечень ваших основных средств не очень большой, то в бюджете можно указать каждое основное средство и, соответственно амортизацию по нему.

Если же перечень основных средств достаточно велик, то более правильным будет вывести его в отдельный реестр с указанием обобщающего признака для каждого основного средства. Таким признаком может быть Подразделение, Вид деятельности, Местонахождение, Операционный сегмент, - словом, все то, что позволит вам сгруппировать ваши основные средства.

Для упрощения сбора бюджета амортизации аналогичную аналитику необходимо предусмотреть, в самом бюджете. Это даст вам возможность увидеть плановые суммы амортизации по отдельному аналитическому срезу, а также поможет в дальнейшем при распределении затрат и калькуляции себестоимости.

Как отражать в БДР

Амортизационные расходы всегда включаются в состав себестоимости периода. Для этого в Бюджете доходов и расходов предусматривается статья «Амортизационные отчисления».

При этом возможно детализировать данную статью на необходимые аналитики: подразделения, проекты, регионы, заводы и т. п. Однако следует помнить, что если Вы заводите какие-либо аналитики в Бюджет доходов и расходов для определенного вида доходов, или расходов то такие аналитики должны быть применимы для всего БДР, а не только для его части.

Если какая-либо аналитика не применима для всех статей БДР, то специальные аналитики лучше всего предусмотреть и использовать в отдельных функциональных бюджетах.