Что такое расходы – еще раз о Методе начисления
В процессе работы бизнес всегда несет расходы. Нам необходимо закупать сырье и материалы, платить заработную плату сотрудникам и налоги, связанные с ней, оплачивать услуги подрядчиков, закупать оборудование для работы, погашать финансовые обязательства. Все это расходы бизнеса, в результате понесения которых бизнес получает доход.
Не бывает бизнеса без расходов, и не бывает доходов без них. Если такая ситуация все же возникла, то – это либо субсидии, либо материальная помощь, либо безвозмездно полученные деньги. Все это – не доходы, полученные в ходе нормального функционирования бизнеса.
Как мы уже говорили в наших предыдущих статьях, расходы – это не выбытия денежных средств. Расходы – это категория Метода начисления. Расходами мы признаем нечто тогда, когда у нас возникает обязательство в уплате контрагенту (каковым бы он ни был) денежных средств.
Если ваш бизнес работает на упрощенной системе налогообложения Доходы-Расходы (15%), то, для целей расчета налогов, расходами следует признавать фактическое выбытие денежных средств. Однако, такой подход не дает возможности оценить плановый финансовый результат периода и понять корректность и применимость выбранной бизнесом системы ценообразования.
Только сопоставление доходов и расходов периода в одном периоде даст возможность понять финансовый результат, а значит эффективность бизнеса.
Что можно считать расходами
Расходы бизнеса – это то, что в итоге приведет к выбытию денежных средств бизнеса. Это все то, что Вы тратите, чтобы бизнес функционировал в нормальных условиях и выполнял своё основное предназначение.
Если собственник бизнеса приобрел автомобиль для личных целей, то такую покупку нельзя считать расходами бизнеса. Эти расходы никак не влияют на формирование финансового результата бизнеса, и относить такие расходы на бизнес не корректно.
Если ваш бизнес является материалоемким, то есть для производства товаров, оказания услуг и выполнения работ вам необходимо большое количество сырья и материалов, то расходами в данном случае будет не закупка сырья, а его списание в производство – это расходы периода. При этом возникающие движения денежных средств – выбытия в связи с оплатой поставщику по сумме не будут соответствовать сумме списания (расходов), они будут и должны соответствовать сумме закупки.
Таким образом, еще одним признаком признания расходов бизнеса таковыми, это факт их понесения. Если Вы купили основное средство и намерены использовать его для ведения бизнеса – это еще не расходы, во всяком случае не текущие, но инвестиционные. А вот амортизация основного средства, которую Вы будете начислять регулярно – это расходы, которые должны быть признаны таковыми в соответствующем периоде.
О том, какими бывают расходы бизнеса, как их планировать, как формировать необходимые и достаточные бюджеты, подробно описано в других статьях раздела, а сейчас мы поговорим о том, как планировать расходы.
Как планировать расходы
Источники данных о предстоящих расходах могут быть самые разные: договоры с поставщиками и подрядчиками, технологические карты производств с нормами расхода сырья и материалов, а также нормой часов работы специалистов, трудовые договоры с сотрудниками, либо план привлечения новых штатных единиц, кредитные и лизинговые договоры.
Информация из этих источников должна быть обработана, и вам требуется убедиться, что она необходима и достаточна. Если каких-либо показателей, или переменных недостает, то их необходимо получить, либо уточнить до начала процесса планирования.
Каждая статья расходов, которую Вы планируете должна иметь обоснование. Такое обоснование может и не быть документально обоснованным. Вполне возможно, что Вы знаете, какими будут определенные затраты, исходя из вашего опыта и глубоких знаний бизнеса, но запланировать такую статью и оценить ее влияние на финансовый результат обязательно необходимо.
Функциональные бюджеты
Каждая статья расходов, или группа статей, которую Вы предусмотрите для Бюджета доходов и расходов — это отдельный функциональный бюджет.
Функциональный бюджет – это, как правило, таблица, в которую Вы вносите информацию, необходимую для расчета: объемы списания материалов, либо оказания услуг, суммы амортизации по каждому основному средству, суммы заработной платы по персоналиям, либо по штатным единицам и т. п.
Можно, конечно, и не создавать функциональный бюджет, а вносить затраты напрямую на статьи Бюджета доходов и расходов. Однако Вы можете ошибиться в расчетах, а значить получить некорректную информацию, которая влияет на принятие управленческих решений.
Если Вы захотите проанализировать отклонения плановых данных от фактических на уровне функционального бюджета, а не только на уровне статьи Бюджета доходов и расходов, то не сможете сделать это, так как попросту не с чем будет сравнивать фактические данные.
